JANGAN SEPELEKAN MASA BERLAKU PENAWARAN

Salah satu syarat subsantasial dalam surat penawaran selain bertanggal dan mencantumkan harga penawaran adalah masa berlaku penawaran.

Terkait dengan Masa berlaku penawaran, tentunya masa berlaku penawaran harus paling tidak berlaku sebelum penandatangan kontrak, aturan ini sudah tertuang pada LDP Dokumen pengadaan yaitu           '{ diisi dengan memperhitungkan akhir pemasukan dokumen penawaran sampai penandatanganan kontrak]. Pada saat pembukaan penawaran, hal yang paling sering menjadi penilaian Pokja pada surat penawaran adalah,selain memastikan bertanggal dan peserta memasukan harga penawaran adalah  menghitung masa berlaku penawaran peserta apakah sudah  dengan yang ditetapkan .

Permasalahan yang terjadi adalah, pada saat evaluasi penawaran, terkadang jadwal evaluasi yang sudah di susun pada waktu paket lelang di buat,  tidak selamanya  akan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Ini bisa dimaklumi, bahwa pada saat  evaluasi terkadang banyak hal yang akan menghambat kelancaran dalam melakukan evaluasi penawaran, sebagai contoh,:

1. banyak nya diperlukan klarifikasi kepada peserta
2. penilaian spesifikasi teknis membutuhkan penilaian yang lama
3. banyaknya penawaran yang masuk.
4. peserta yang memasukan penawaran kebanyakan diluar lokasi SPSE, sehingga membuthkan waktu yang lama baik untuk klarifikasi dan untuk pembuktian kualifikasi.

Dengan segala permasalahan yang terjadi pada saat evaluasi penawaran, terkadang dari waktu pemilihan dengan contoh metode pelelangan sederhana yang diperkirakan hanya sampai dilakukan tahapan pemilihan sampai penandatangan kontrak 1 ( satu ) bulan, menjadi 1.5  ( satu setengah  ) bulan, dan ini dikarenakan atas 4 point diatas. Tentunya masa berlaku penawaran yang sudah ditetapkan dai awal dari yang  sudah diperhitungkan sampai penandatangan kontrak tidak sesuai lagi atau menjadi kurang dari waktu penandatangan kontrak. 

hal ini lah yang sering dilupakan Pokja, tidak melihat lagi dengan masa berlaku penawaran yang sudah mulai habis masa berlakunya sebelum penandatangan kontrak. Tentunya dalam hal ini , saya hanya berpesan, agar Pokja akan tetap selalu memperhatikan masa berlaku penawaran ketika tahapan evaluasi selalu ada perubahan.

Bilamana masa berlaku penawaran sudah habis pada masa evaluasi, maka yang harus dilakukan Pokja adalah, memberitahukan kepada peserta ( calon pemenang, cadangan 1 dan 2 bila ada ) untuk memperpanjang masa berlaku penawarannya sampai penandatangan kontrak, yaitu dengan meminta perpanjangan tertulis dengan memperhitungkan waktu sampai penandatangan kontrak.

 

Apabila terjadi keterlambatan dalam menetapkan pemenang dan mengakibatkan surat penawaran habis masa berlakunya, dilakukan konfirmasi kepada calon pemenang, calon pemenang cadangan 1 dan 2 (apabila ada) untuk memperpanjang masa berlaku surat penawaran sampai dengan perkiraan jadwal penandatanganan kontrak. Calon pemenang, calon pemenang cadangan 1 dan 2 (apabila ada) yang tidak bersedia memperpanjang surat penawaran dapat mengundurkan diri tanpa dikenakan sanksi.

Masa berlaku penawaran juga akan menjadi dasar PPK dalam Penerbitan SPBJ yaitu :

1.  apabila yang bersangkutan mengundurkan diri dan masa penawarannya masih berlaku dengan alasan yang tidak dapat diterima secara obyektif oleh Pokja ULP, maka dibatalkan jadi pemenang dan  dimasukkan dalam Daftar Hitam /Black List; atau
2.  apabila yang bersangkutan tidak bersedia ditunjuk karena masa  penawarannya sudah tidak berlaku, maka tidak dikenakan sanksi 

by : I Made Heriyana