PENYUSUNAN DAN PENETAPAN RENCANA PELAKSANAAN PENGADAAN

A.   KETENTUAN UMUM

Penyusunan dan Penetapan Rencana pelaksanaan Pengadaan merupakan salah satu tugas pokok dan kewenangan PPK yang diatur dalam Peraturan Presiden Nomer 54 Tahun 2010 dan perubahan terakhirnya Peraturan Presiden Nomer 4 Tahun 2015 yaitu pada pasal 11 ayat 1, “PPK menetapkan rencana pelaksanaan pengadaan” . Penyusunan dan Penetapan Rencana pelaksanaan Pengadaan ini dilakukan , setelah PA/KPA Menyerahkan Rencana Umum Pengadaan kepada PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan. Penyusunan rencana pelaksanaan pengadaan ini tentunya bersumber dari kajian ulang rencana umum pengadaan yang meliputi pengkajian ulang kebijakan umum pengadaan, pengkajian ulang rencana pengangaran biaya pengadaan  ,dan  Pengkajian Kerangka acuan Kerja ( KAK ) yang sudah dilaksanakan.

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dalam pengadaan barang/jasa pemerintah mempunyai kewenangan untuk rencana pelaksanaan pengadaan. Rencana pelaksanaan pengadaan ini secara gradual dimulai dari penyusunan dan penetapan spesifikasi, penyusunan dan penetapan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan penyusunan rancangan kontrak.

Langkah persiapan ini merupakan bagian penting dari keseluruhan tahapan pengadaan barang/jasa; persiapan, pelaksanaan, kontrak dan serah terima bahkan juga disposal. Rencana pelaksanaan harus didasarkan pada identifikasi kebutuhan yang disebut dengan sasaran kegiatan.

Dalam format dokumen anggaran sasaran dapat dilihat pada tabel indikator input, output, outcame, impact dan benefit. Sering disebut pula dengan anggaran berbasis kinerja seperti diurai dalam artikel Anggaran Berbasis Kinerja versus Kinerja Berbasis Anggaran. Nah, dari sini dapat ditentukan

apakah kegiatan pengadaan merupakan sebuah kebutuhan (need) atau hanya keinginan (want).

Spesifikasi idealnya merupakan hasil dari sebuah identifikasi kebutuhan yang memisahkan unsur kebutuhan dan keinginan dalam kerangka maksimalisasi value for money (VFM) proses pengadaan. Konstruksi spesifikasi menentukan besaran biaya yang dibutuhkan untuk mendapatkan barang/jasa disisi ekonomis. Misinya adalah bahwa setiap rupiah yang dibelanjakan memiliki nilai ekonomis yang optimal dalam rangka pencapaian keseluruhan sasaran kegiatan. Spesifikasi idealnya memenuhi 4 ( empat )prinsip VFM yaitu kualitas, kuantitas, lokasi dan waktu.

Dari hasil penentuan spesifikasi ini dapat dirumuskan besaran biaya disis harga sebagai prinsip terakhir VFM. Harga selalu menjadi bagian terakhir karena harga sangat ditentukan oleh kondisi pasar. Pemain utama didalam pasar adalah penyedia. Sehingga pengadaan yang mengikuti kehendak pasar akan terjebak pada harga. Unsur kualitas sangat mungkin terabaikan. Seperti tergambar dalam artikel Pembangunan Yang Terjebak Harga.

Rencana pelaksanaan teknis seyogyanya tidak hanya mempertimbangkan tentang bagaimana mendapatkan barang/jasa. Namun juga secara strategis mampu menjadi agen perbaikan proses pengadaan. Untuk itu patut diramalkan kebutuhan dari sisi tingkat permintaan, jumlah dan kapasitas penyedia, kapasitas produksi terkait barang/jasa, pertumbuhan penduduk maupun persoalan keuangan.

B.   KETENTUAN UMUM PENYUSUNAN RENCANA PELAKSANAAN PENGADAAN

Berdasarkan Lampiran peraturan kepala LKPP Nomer 14 tahun 2012 yang merupakan petunjuk teknis peraturan presiden Nomer 70 tahun 2012, dalam menyusun rencana pelaksanaan pengadaan sesuai dengan hasil kajian umum rencana pengadaan meliputi :

1.  Spesifikasi Teknis dan Gambar

2.  Harga Perkiraan Sendiri

3.  Rangan Kontrak

SPESIFIKASI TEKNIS

1.    Ketentuan Umum penyusunan spesifikasi teknis barang dan jasa :

a.  Pengertian Umum Spesifikasi

Spesifikasi teknis adalah persyaratan teknis yang harus dipenuhi oleh penyedia barang/jasa, dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa, yang meliputi: barang, pekerjaan konstruksi, jasa konsultansi dan jasa lainnya.

Spesifikasi adalah uraian secara rinci mengenai persyaratan barang dan jasa yang dibutuhkan atau kriteria-kriteria dari suatu barang atau jasa yang diperlukan. Spesifikasi dalam mencapai tujuan pengadaan akan dikaitkan antara lain dengan kualitas dan kinerja. Spesifikasi untuk pengadaan barang dan jasa pemerintah adalah rincian atau kriteria-kriteria dari suatu barang atau jasa yang diperlukan dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah.

b.  Penyusun Spesifikasi

Tujuan menyusun spesifikasi barang/jasa yang diperlukan adalah untuk memberikan informasi yang diperlukan oleh penyedia barang/jasa agar memasok barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan pengguna barang/ jasa.

Tanpa penyusunan spesifikasi barang/jasa yang tepat, bisa terjadi penyedia barang/jasa menyerahkan barang/jasa sesuai dengan kesepakatan yang tertuang dalam kontrak tetapi tidak memenuhi kebutuhan pengguna barang/jasa.

Pendekatan yang dianjurkan dalam menyusun spesifikasi adalah menetapkan dulu kebutuhan (performance) pengguna barang/jasa, baru kebutuhan tersebut diterjemahkan dalam aspek teknis (technical).

Dalam menyusun spesifikasi barang/jasa, terdapat 3 (tiga) hal pokok (Elemen Spesifikasi) yang harus diperhatikan: Mutu Barang/Jasa, Jumlah dan Waktu, dan Tingkat Pelayanan.

a.)   Mutu Barang

Tingkat mutu untuk barang, misalnya, diterjemahkan ke dalam fungsi, keandalan, kompatibilitas, dan sebagainya. Tingkat mutu untuk jasa konsultansi misalnya diterjemahkan ke dalam bidang gerak konsultan, pengalaman konsultan dalam bidang tertentu, dan lain-lain. Untuk jasa konstruksi, termasuk dalam mutu ada metode pelaksanaan pekerjaan.

b.)   Jumlah dan Waktu

Jumlah barang, kapan diserahkan dan lokasi barang tersebut. Dalam hal jasa, dapat diartikan ruang lingkup, waktu penyerahan, dan lokasi penyerahan.

c.)    Tingkat Pelayanan dan Pelayanan Purna Jual

Yang dimaksud dengan tingkat pelayanan disini adalah kecepatan respon dan kecepatan penanganan keluhan pengguna jasa. Misalnya, keluhan pelanggan akan ditangani paling lambat 2 x 24 jam setelahnya. Hal yang sama berlaku pula untuk pelayanan purna jual, ruang lingkup dan tingkat kedalaman pelayanan purna jual perlu ditetapkan dengan rinci.

c.  Ketentuan spesifikasi

PPK menetapkan spesifikasi teknis barang/jasa, dengan melakukan kaji ulang terhadap spesifikasi kebutuhan yang telah ditetapkan oleh PA, dan lebih merinci dan menyesuaikan dengan persyaratan/ketentuan barang/jasa yang dibutuhkan , serta pertimbangan terhadap kondisi nyata di lapangan.

Ketentuan tentang spesifikasi barang/jasa selain terdapat di Peraturan Presiden Nomer 54 Tahun 2010 dan perubahannya, juga diatur dalam Peraturan Kepala LKPP (Perka LKPP) nomor 14 tahun 2012, yang menyatakan:

  Spesifikasi teknis barang atau spesifikasi teknis pekerjaan yang meliputi

a)     spesifikasi teknis benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna/penerima akhir;

b)     bukanlah rekayasa tertentu yang menyebabkan persaingan tidak sehat.  memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri; dan

c)     memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI).

d.  Identifikasi Informasi Tentang Spesifikasi

a)     Barang/jasa apa yang dibutuhkan (dalam hal mutu, tipe, ukuran, kinerja, dan sebagainya).

b)     Bagaimana mutu barang/jasa tersebut.

c)     Berapa banyak barang/jasa tersebut.

d)     Kapan banyak barang/jasa tersebut.

e)     Dimana banyak barang/jasa tersebut diserahkan.

f)      Moda transportasi dan cara pengangkutan barang seperti apa yang harus di persyaratkan.

g)     Persyaratan seperti apa yang harus dimiliki oleh Penyedia barang/ jasa agar mampu memasok dengan efektif.

h)     Tanggung jawab Penyedia barang/jasa yang harus dipenuhi dan informasi seperti apa yang akan diberikan kepada Penyedia barang/jasa.

e.  Dampak Kegagalan Dalam Menyusun Dan Menetapkan Spesifikasi Barang/Jasa

a)     Kegiatan bisa terhenti sebagai akibat barang/jasa yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan organisasi tidak tersedia.

b)     Barang yang dibeli mungkin rusak dan tidak dapat digunakan lagi sebagai akibat kemasan yang tidak memadai (karena tidak dipersyaratkan dalam spesifikasi).

c)     Barang yang dibeli mengandung material yang dilarang Negara (karena tidak dipersyaratkan dalam spesifikasi).

d)     Mesin yang dibeli tidak bekerja sempurna atau tidak sesuai harapan.

e)     Jumlah barang yang dibeli ternyata berlebih dan berdampak pada peningkatan kebutuhan gudang dan kemungkinan kadaluarsa.

f)      Penyedia barang/jasa ternyata tidak memberikan jasa pemeliharaan dan /atau pelayanan purna jual.

f.   Ketepatan Dalam Spesifikasi Barang/Jasa

Spesifikasi yang disusun dengan tepat, akan memiliki karakteristik lima tepat yaitu :

a)     Tepat jumlah artinya barang/jasa yang dibeli atau diadakan tidak berlebih atau kurang dari yang dibutuhkan.

b)     Tepat mutu artinya mutu barang/jasa yang dibeli sesuai sehingga dapat memenuhi kebutuhan Pengguna Barang/Jasa. Sehingga sasaran pengadaan efektif (berhasil guna) tercapai.

c)     Tepat waktu artinya kedatangan barang/jasa yang dibutuhkan tidak terlambat atau lebih cepat sehingga tidak membutuhkan tempat penyimpanan.

d)     Tepat lokasi artinya barang/jasa yang diterima tepat pada lokasi yang membutuhkan. Salah pengiriman barang/jasa ketempat yang tidak membutuhkan akan menimbulkan tambahan biaya yang tidak perlu sehingga sasaran pengadaan efisien (berdaya guna) tidak tercapai.

e)     Tepat aturan dapat dipertanggung jawabkan secara hukum formal. Atau dengan kata lain tidak melanggar peraturan perundang undangan yang berlaku

HPS ( HARGA PERKIRAAN SENDIRI )

2.    Kententuan Umum dalam Penyusunan Harga Perkiraan Sendiri ( HPS )

a.  HPS merupakan total harga perolehan yang diperkirakan cukup untuk membiayai pekerjaan yang akan dilaksanakan dalam pengadaan barang/jasa, dan ditetapkan oleh PPK, kecuali untuk Kontes/Sayembara.

b.  ULP/PP mengumumkan nilai total HPS berdasarkan HPS yang ditetapkan oleh PPK.

c.  Nilai total HPS bersifat terbuka dan tidak rahasia.

d.  Nilai total HPS sebagaimana tersebut di atas adalah hasil perhitungan seluruh volume pekerjaan dikalikan dengan Harga Satuan ditambah dengan seluruh beban pajak dan keuntungan.

e.  HPS disusun paling lama 28 (dua puluh delapan) hari kerja sebelum batas akhir pemasukan penawaran.

f.   Dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa, ULP/PP menggunakan HPS sebagai:

a)    Alat untuk menilai kewajaran harga penawaran termasuk rinciannya;

b)    Dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah untuk Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dan Pedoman umum perencanaan pengadaan barang/jasa pemerintah Pengadaan Jasa Konsultansi yang menggunakan metode evaluasi Pagu Anggaran

c)    Dasar untuk menetapkan besaran nilai Jaminan Pelaksanaan bagi penawaran yang nilainya lebih rendah dari 80% (delapan puluh perseratus) nilai total HPS.

g.  HPS bukan sebagai dasar untuk menentukan besaran kerugian negara.

h.  Penyusunan HPS dikalkulasikan secara keahlian berdasarkan data yang dapat dipertanggung jawabkan meliputi:

a)  Harga pasar setempat yaitu harga barang/jasa dilokasi barang/jasa diproduksi/ diserahkan / dilaksanakan, menjelang dilaksanakannyaPengadaan Barang/Jasa.

·         Penyedianya non kecil untuk survei harga (HPS) sebaiknya di distributor, selanjutnya dicari apakah  harga distributor sudah termasuk keuntungan, bila belum, dapat ditambahkan keuntungan.

·         Penyedianya usaha kecil dapat dilakukan survey harga di pengecer. Bilamana harga pengecer sudah sudah termasuk keuntungan, maka tidak perlu ditambahkan keuntungan.

b)  informasi biaya satuan yang dipublikasikan secararesmi oleh Badan Pusat Statistik (BPS);

c)  informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi terkait dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan;

d)  Biaya kontrak sebelumnya atau yang sedang berjalan dengan mempertimbangkan faktor perubahan biaya.

e)  biaya Kontrak sebelumnya atau yang sedang berjalan dengan mempertimbangkan faktor perubahan biaya;

f)   inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan dan/atau kurs tengah Bank Indonesia;

g)  hasil perbandingan dengan Kontrak sejenis, baik yang dilakukan dengan instansi lain maupun pihak lain;

h)  perkiraan perhitungan biaya yang dilakukan oleh konsultan perencana (engineer’s estimate);

i)   norma indeks; dan/atau

j)   Informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan.

i.   Penyusunan HPS untuk pelelangan/seleksi internasional dapat menggunakan informasi harga barang/jasa di luar negeri.

j.   HPS disusun dengan memperhitungkan keuntungan dan biaya overhead yang dianggap wajar.

RANCANGAN KONTRAK

3.    Kententuan Umum dalam Penyusunan Rancangan Kontrak.

Sesuai pasal 55 Peraturan Presiden Nomer 54 Tahun 2010 dan perubahan terakhirnya Peraturan Presiden Nomer 4 Tahun 2015 , tanda bukti perjanjian terdiri atas :

a.    Bukti pembelian

Bukti pembelian  digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang nilainya sampai dengan Rp10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah).

b.    Kuintasi

Kuitansi  digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang nilainya sampai dengan Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah).

c.    Surat perintah Kerja

SPK  digunakan untuk Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya sampai dengan Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) dan untuk Jasa Konsultansi dengan nilai sampai dengan Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah).

d.    Surat Perjanjian

Surat Perjanjian digunakan untuk Pengadaan Barang/ Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan nilai diatas Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) dan untuk Jasa Konsultansi dengan nilai diatas Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah).

e.    Surat Pesanan Surat Pesanan digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa melalui E-Purchasing dan pembelian secara online.

Untuk paket pekerjaan yang bernilai diatas  200 juta                                                 ( barang/Kontruksi/jasa lainnya ), diatas 50 juta ( konsultasi ) maka rancangan kontrak setidaknya memenuhi :

· Surat Perjanjian

· SSUK, dan

· SSKK

SSUK setidaknya ada beberapa yang tertuang didalamnya,sesuai Lampiran Perka Nomer 14 Tahun 2012 meliputi :

· Pemberian jaminan uang muka

· Jaminan Pelaksanaan

· Jaminan Pemeliharaan

· Cara Cara Pembayaran

· Harga

· Perubahan Kontrak

· Hak dan kewajiban para pihak

· Hak dan kewajiban penyedia

· Jadwal pelaksanaan

· Pengawasan dan pemeriksaan

· Sangsi keterlamabat pekerjaan

· Pemutusan kontrak

· Penyelesaian perselisihan

· Waktu Pelaksanaan Pekerjaan

SSKK Ketentuan yang merupakan perubahan, tambahan, dan/atau

penjelasan dari ketentuan yang ada pada syarat-syarat umum

Kontrak, antara lain meliputi:

· Ketentuan mengenai garansi

· Ketentuan mengenai sertifikat keaslian (certificate of origin).

C.    PENYUSUNAN RENCANA PELAKSANAAN PENGADAAN

Penyusunan rencana pelaksanaan pengadaan, tentunya tidak terlepas dari rencana umum pengadaan, yang meliputi :

1.    Indentifikasi dan analisi kebutuhan

2.    Penyusunan dan penetapan rencana penganggaran

3.    Penetapan kebijakan umum

4.    Penyusunan kerangkan acuan kerja ( KAK )

Pengkajian  ulang umum rencana pengadaan yang meliputi :

1.    Pengkajian ulang umum kebijakan

2.    Pengkajian ulang biaya rencana penganggaran biaya pengadaan dan

3.    Pengkajian ulamg KAK

PPK menyusun  rencana pelaksanaan dari hasil pengkajian ulang rencana umum pengadaan .Penyusunan Rencana Pelaksanaan pengadaan  tentunya tidak terlepas dari paket pekerjaan yang akan di rencanakan,untuk menentukan spesfikasi, HPS dan rancangan kontrak sesuai dengan kebutuhan pekerjaan. sesuai peraturan presiden Nomer 54 Tahun 2010 dan perubahannya terakhir peraturan Presiden nomer 4 tahun 2015, pasal 4 , Pengadaan barang dan jasa meliputi :

1.    Pengadaan Barang

2.    Jasa Kontruksi

3.    Jasa Konsultasi, dan

4.    Jasa Lainnya

A.   PENYUSUNAN RENCANA PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG

Pengadaan Barang adalah ; Barang adalah setiap benda baik berwujud maupun tidak berwujud, bergerak maupun tidak bergerak, yang dapat diperdagangkan, dipakai dipergunakan atau dimanfaatkan oleh Pengguna Barang.

Penjelasan Pepres 54 Tahun 2010 dan perubahan terakhirnya Pepres 4 Tahun 2015 pasal 4 ayat 1  , yang termasuk barang meliputi :

a.   Bahan baku

b.   Barang setengah jadi

c.    Barang jadi/peralatan

d.   Mahlud hidup

1.  Spesifikasi Teknis Untuk Pengadaan Barang meliputi:

a)     Macam/jenis barang, ukuran/dimensi/kapasitas, fungsi/ kegunaan, cara memproduksi/pembuatan barang, material/ bahan yang digunakan, standar mutu yang dibutuhkan, dan lainnya yang terkait.

b)     Cara pengangkutan, cara penggunaan/pemanfaatan/ memfungsikan/mengoperasikan termasuk cara pemeliharaan dan/atau penimbunan/penyimpanan barang dan lainnya yang terkait.

c)     Apabila diperlukan, persyaratan untuk melakukan pelatihan tentang cara pengoperasian/penggunaan barang yang akan diadakan.

2.    HPS untuk Pengadaan Barang yang terdiri dari beberapa unsur/komponen  biaya, meliputi:

a)     Biaya untuk barang yang akan diadakan

b)     Biaya untuk pemasangan (termasuk untuk komponen peralatan yang digunakan)

c)     Biaya untuk transportasi, termasuk untuk transportasi lokal dan pemindahan barang (apabila diperlukan)

d)     Biaya untuk asuransi barang dan tenaga kerja yang diperlukan.

e)     Biaya untuk pelatihan cara pengoperasian/penggunaan dan cara pemeliharaan (apabila diperlukan)

Contoh penyusunan HPS Barang

Catatan: 

1.         Kalau diperlukan biaya pengiriman, pemasangan dsb dapat dimasukkan.

2.         Jika HPS  lebih besar dari Pagu Dana, maka dapat dilakukan  Perubahan spesifikasi teknis atau  Revisi PO/LK.

Tip Perhitungan HPS Barang

1.     Menetapkan harga satuan : data harga satuan atau analisa harga satuan berdasarkan harga dasar dengan memperhitungkan keuntungan dan biaya umum

2.     Dihitung jumlah biaya untuk setiap item barang, yaitu jumlah volume barang x harga satuan

3.     Dijumlah semua biaya untuk seluruh item barang yang akan diadakan.

4.     Dihitung PPN yaitu 10% x jumlah semua biaya untuk seluruh item barang.

5.     Total harga pekerjaan HP ialah jumlah biaya seluruh item barang + PPN 10%

3.    Rancangan Kontrak yang terdiri dari beberapa unsur :

a.  Surat Perjanjian

·   Judul Kontrak

·   Nomer Kontrak

·   Tanggal kontrak

·   Para pihak dalam kontrak

b.  SSUK

·   Pemberian jaminan uang muka

·   Jaminan Pelaksanaan

·   Jaminan Pemeliharaan

·   Cara Cara Pembayaran

·   Harga

·   Perubahan Kontrak

·   Hak dan kewajiban para pihak

·   Hak dan kewajiban penyedia

·   Jadwal pelaksanaan

·   Pengawasan dan pemeriksaan

·   Sangsi keterlamabat pekerjaan

·   Pemutusan kontrak

·   Penyelesaian perselisihan

·   Waktu Pelaksanaan Pekerjaan

c.  SSKK

·   Ketentuan mengenai garansi

·   Ketentuan mengenai sertifikat keaslian (certificate of

   origin).

(Lampiran rancangan kontrak terlampir )

B.   PENYUSUNAN RENCANA PELAKSANAAN PENGADAAN JASA KONTRUKSI

Pekerjaan Konstruksi adalah seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pelaksanaan konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya.

Penjelasannya sesuai pasal 4 ayat 1 Pepres 54 Tahun 2010 dan perubahan terakhirnya Pepres 4 Tahun 2015 adalah pekerjaan kontruksi Pekerjaan Konstruksi adalah pekerjaan yang berhubungan dengan pelaksanaan konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya.

 Yang dimaksud dengan pelaksanaan konstruksi bangunan, meliputi keseluruhan atau sebagian rangkaian kegiatan pelaksanaan yang mencakup pekerjaan arsitektural, sipil, mekanikal, elektrikal dan tata lingkungan, masing-masing beserta kelengkapannya untuk

mewujudkan suatu bangunan. Yang dimaksud dengan pembuatan wujud fisik lainnya, meliputi keseluruhan atau sebagian rangkaian kegiatan pelaksanaan yang mencakup pekerjaan untuk mewujudkan selain bangunan antara lain, namun tidak terbatas pada:

a.    konstruksi bangunan kapal, pesawat atau kendaraan tempur;

b.    pekerjaan yang berhubungan dengan persiapan lahan, penggaliandan/atau penataan lahan (landscaping);

c.    perakitan atau instalasi komponen pabrikasi;

d.    penghancuran (demolition) dan pembersihan (removal);

e.    reboisasi.

1.    Spesifikasi Teknis Untuk Pengadaan Pekerjaan Konstruksi meliputi:

a)     Penggunaan bahan/material untuk pekerjaan konstruksi, cara pemasangan/pelaksanaan pekerjaan konstruksi, persyaratan/ standar mutu hasil pekerjaan, dan lainnya yang terkait;

b)     Cara pemanfaatan/penggunaan/pengoperasian hasil pekerjaan konstruksi, termasuk cara melakukan pemeliharaan pekerjaan konstruksi, dan lainnya yang terkait;

c)     Penerapan manajemen K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja) pada proses pengadaan pekerjaan konstruksi.

2.    HPS untuk Pengadaan Pekerjaan Konstruksi yang terdiri dari beberapa unsur/komponen biaya, meliputi:

1)     Permen PU 11/2013 tentang Pedoman Analisis Harga Satuan Pekerjaan Umum sebegai refrensi dalam menyusun HPS (pasal 2)

2)    Biaya untuk pekerjaan persiapan, yang meliputi:

a)  Mobilisasi peralatan/tenaga kerja;

b)  Pemasangan papan nama proyek;

c)  Pengadaan gudang bahan/barak kerja;

d)  Pembersihan lapangan yang bersifat ringan (clean up);

e)  Penyiapan akses jalan menuju lokasi pekerjaan (apabila diperlukan).

3)    Biaya untuk melaksanakan pekerjaan konstruksi, yang meliputi:

a)    Biaya untuk melaksanakan pekerjaan konstruksi, dihitung berdasarkan volume/jumlah seluruh item pekerjaan yang akan dilaksanakan termasuk untuk pembersihan lapangan/land clearing (apabila diperlukan) dan harga satuan pekerjaan untuk masing-masing item pekerjaan;

b)    Biaya untuk melaksanakan pekerjaan konstruksi sudah termasuk untuk penerapan manajemen K3 Konstruksi dan biaya untuk pemeliharaan pekerjaan konstruksi sampai dengan dilakukan serah terima akhir pekerjaan (Final Hand Over/FHO).

Koefisien bahan Pekerjaan Kontruksi

Koefisien Bahan yang dipakai didapatkan secara empiris dari hasil

metode pecobaan jumlah bahan – bahan pembentuk untuk satu  satuan pekerjaan (percobaan jumlah bahan pembentuk dilakukan di laboratorium).

Contoh :

Jumlah bahan yang dibutuhkan untuk membuat 1 m3 pasangan batu  kali dengan perekat 1 PC : 4 Ps dari hasil percobaan didapat

·         Batu kali 1,2 m3.

·         Semen / PC 3,26 zak.

·         Pasir pasang 0,522 m3.

Sehingga koefisien bahan untuk mengerjakan 1 m3 pasangan

batu kali menjadi :

·         1,2 m3 batu kali.

·         3,26 zak semen.

·         0,522 m3 pasir pasang.

Demikian seterusnya untuk perhitungan koefisien bahan

pekerjaan

3.    Rancangan Kontrak yang terdiri dari  beberapa unsur :

a.  Surat Perjanjian

·   Judul Kontrak

·   Nomer Kontrak

·   Tanggal kontrak

·   Para pihak dalam kontrak

b.  SSUK

·   Pemberian jaminan uang muka

·   Jaminan Pelaksanaan

·   Jaminan Pemeliharaan

·   Cara Cara Pembayaran

·   Harga

·   Perubahan Kontrak

·   Hak dan kewajiban para pihak

·   Hak dan kewajiban penyedia

·   Jadwal pelaksanaan

·   Pengawasan dan pemeriksaan

·   Sangsi keterlamabat pekerjaan

·   Pemutusan kontrak

·   Penyelesaian perselisihan

·   Waktu Pelaksanaan Pekerjaan

c.  SSKK

·   Ketentuan mengenai garansi

·   Ketentuan mengenai sertifikat keaslian (certificate of

   origin).

(Lampiran rancangan kontrak terlampir )

C.    PENYUSUNAN RENCANA PELAKSANAAN PENGADAAN JASA KONSULTASI

Jasa Konsultansi adalah jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir (brainware).

Penjelasannya pasal 4 ayat 1 Pepres 54 Tahun 2010 dan perubahan terakhirnya Pepres 4 Tahun 2015 adalah yan termasuk jasa konsultasi tidak terbatas pada :

a.    jasa rekayasa (engineering);

b.    jasa perencanaan (planning), perancangan (design) dan pengawasan (supervision) untuk Pekerjaan Konstruksi

c.    jasa perencanaan (planning), perancangan (design) dan pengawasan (supervision) untuk pekerjaan selain Pekerjaan Konstruksi, seperti transportasi, pendidikan, kesehatan, kehutanan, perikanan, kelautan, lingkungan hidup, kedirgantaraan, pengembangan usaha, perdagangan, pengembangan SDM, pariwisata, pos dan telekomunikasi, pertanian, perindustrian, pertambangan, energi;

jasa keahlian profesi, seperti jasa penasehatan, jasa penilaian, jasa pendampingan, bantuan teknis, konsultan manajemen, konsultan hukum

1.    Spesifikasi Teknis Untuk Pengadaan Jasa Konsultansi meliputi:

a)  Persyaratan minimal pendidikan formal dari tenaga ahli sesuai dengan bidang keahlian yang dibutuhkan;

b)  Persyaratan tentang lamanya pengalaman dalam melaksanakan pekerjaan yang sejenis dengan bidang keahlian yang diperlukan dari masing-masing tenaga ahli.

2.    HPS untuk Pengadaan Jasa Konsultansi yang terdiri dari beberapa unsur/komponen biaya, meliputi:

1)    Biaya langsung personil (remunerasi)

a)  Biaya untuk pengadaan tenaga ahli (professional staff), asisten tenaga ahli (sub professional staff) dan tenaga pendukung (supporting staff);

b)  Biaya langsung personil dihitung berdasarkan jumlah orangbulan (man-month) dari masing-masing tenaga ahli, asisten tenaga ahli, dan tenaga pendukung yang diperlukan;

c)  Harga satuan untuk biaya tenaga ahli, asisten tenaga ahli ditentukan berdasarkan tingkat pendidikan dan lamanya pengalaman sesuai bidang keahlian masing masing tenaga ahli, dan mengikuti harga pasar.

d)    Jasa konsultansi yang memiliki standar output. Perhitungan HPS dapat berdasarkan proporsi (persentase) tertentu dari suatu nilai, seperti perancanangan bangunan gedung, pengawasan pekerjaan konstruksi, dll

e)    Jasa konsultansi yang tidak dapat distandarkan (non-standar). Perhitungan HPS/O’E didasarkan pada penggunaan tenaga ahli dalam jangka waktu pelaksanaan kegiatan, termasuk biaya-biaya yang timbul untuk mendukung pelaksanaan kegiatan

2)    Biaya langsung non personil

a)    Biaya langsung non personil, merupakan biaya untuk kebutuhan perjalanan dinas, biaya untuk sewa kendaraan, sewa kantor, penggandaan dokumen, biaya pengiriman dokumen, biaya untuk komunikasi;

b)    Biaya langsung non personil dihitung berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan barang/jasa, yang merupakan kebutuhan peralatan dan bahan yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan layanan jasa konsultansi seperti yang tercantum dalam KAK, termasuk untuk kegiatan dan kebutuhan bahan serta peralatan yang bersifat lumpsum dan/atau at cost.

Prosedur Penyusunan HPS Konsultan

Catatan: Biaya langsung non-personil tidak melebihi 40% dari biaya total , KECUALI untuk pekerjaan yang bersifat khusus

Dari juklak tersebut perhitungan biaya langsung personil (BLP)  menggunakan formula sebagai berikut :

BLP  =  GD  +  BBS  +  BBU  + TP  + K

GD   = Gaji Dasar

BBS  = Beban Biaya Sosial

BBU = Beban Biaya Umum

TP    = Tunj. Penugasan

K      = Laba

    

a.)  Biaya Langsung Personil (BLP) berdasarkan SEB Bappenas dan Departemen Keuangan No 1203/D.II/03/2000  : SE-38/A/2000

BLP = GD + BBS + BBU + TP + K

HARGA PERKIRAAN LAYANAN JASA KONSULTANSI
BIAYA LANGSUNG PERSONIL (REMUNERATION
•          BIAYA TENAGA AHLI, ASISTEN TA, TENAGA PENDUKUNG •          BERDASARKAN KEAHLIAN DAN PENGALAMAN TA •          GAJI KONTRAK TERAKHIR  YANG TELAH DIAUDIT (AUDITED PAY ROLL) •          TERMASUK (BBS), (BBU), DAN KEUNTUNGAN MAKSIMUM 10%
BEBAN BIAYA SOSIAL (BBS) DIBAYARKAN KEPADA TA TETAP (PERMANEN): •          tunjangan hari libur •          cuti tahunan •          cuti sakit •          tunjangan pengobatan •          tunjangan transportasi •          tunjangan pensiun •          asuransi tenaga kerja •          tunjangan sosial lainnya	BEBAN BIAYA UMUM (BBU) TUNJANGAN HARI LIBUR ·         Biaya manajemen dan administrasi kantor ·         Gaji tenaga adm, juru ketik, pesuruh, pengemudi, dsb ·         Biaya jasa hukum, auditor, dsb ·         Biaya kantor/ruang kerja ·         Biaya listrik, air, telpon, dsb ·         Biaya karena kekosongan kerja ·         Biaya depresiasi ·         Bunga modal ·         Biaya penelitian dan pengembangan ·         Bu lainnya
KEUNTUNGAN (K) •          keuntungan perusahaan •          deviden/bonus •          dana cadangan dan investasi •          pajak perusahaan	TUNJANGAN PEKERJAAN (TP): tunjangan khusus untuk tenaga ahli penugasan tertentu hal-hal lain:

b.)  Biaya Langsung Non Personil

·         (direct reimbursable cost), seperti : 

          - biaya pelaporan,

          - komunikasi,

          - perjalanan,

          - biaya sewa kantor dan fasilitas kerja,

          - biaya pengurusan surat ijin,

          - biaya sewa kendaraan dll

·   tidak melebihi 40% (empat puluh persen) dari total biaya, kecuali untuk jenis pekerjaan konsultansi yang bersifat khusus, seperti:

pemetaan udara, survei lapangan, pengukuran, penyelidikan tanah, dan lain-lain

SEBAGAI REFERENSI

Biaya Langsung Personil (BLP) berdasarkan SEB Bappenas dan Departemen Keuangan No 604/D.VI/02/1998  : SE-35/A/21/0298

Ketentuan lain dalam penyusunan HPS pengadaan jasa konsultan:

•       Biaya langsung non-personel max 40%, kecuali untuk pekerjaan bersifat khusus, seperti: pemetaan udara, survei lapangan, pengukuran, penyeledikan tanah, dan lain-lain.

•       Untuk biaya personil dihitung berdasarkan satuan waktu menurut tingkat kehadiran: 1 bulan dihitung miniman 22 hari, dan 1 hari minimal 8 jam

•       Apabila pengelola proyek mendapatkan informasi tentang gaji dasar yang telah diaudit, maka perhitungan untuk remunerasinya adalah sebesar max 3,2 kali untuk tenaga ahli tetap, dan max 1,5 kali tenaga ahli tidak tetap

•       Biaya langsung personil konsultan perorangan TIDAK BOLEH dibebankan biaya overhead dan keuntungan

3.    Rancangan Kontrak Konsultan yang terdiri dari  beberapa unsur :

a.  Surat Perjanjian

·   Judul Kontrak

·   Nomer Kontrak

·   Tanggal kontrak

·   Para pihak dalam kontrak

b.  SSUK

·   Pemberian jaminan uang muka

·   Jaminan Pelaksanaan

·   Jaminan Pemeliharaan

·   Cara Cara Pembayaran

·   Harga

·   Perubahan Kontrak

·   Hak dan kewajiban para pihak

·   Hak dan kewajiban penyedia

·   Jadwal pelaksanaan

·   Pengawasan dan pemeriksaan

·   Sangsi keterlamabat pekerjaan

·   Pemutusan kontrak

·   Penyelesaian perselisihan

·   Waktu Pelaksanaan Pekerjaan

c.  SSKK

·   Ketentuan mengenai garansi

·   Ketentuan mengenai sertifikat keaslian (certificate of

   origin).

(Lampiran rancangan kontrak terlampir )

D.   PENYUSUNAN RENCANA PELAKSANAAN PENGADAAN JASA LAINNYA

Jasa Lainnya adalah jasa yang membutuhkan kemampuan tertentu yang mengutamakan keterampilan (skillware) dalam suatu sistem tata kelola yang telah dikenal luas di dunia usaha untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau segala pekerjaan dan/atau penyediaan jasa selain Jasa Konsultansi, pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi dan pengadaan Barang.

Dari sisi penjelasannya sesuai pasal 4 ayat 1 Pepres 54 Tahun 2010 dan perubahan terakhirnya Pepres 4 Tahun 2015 adalah yan termasuk jasa konsultasi tidak terbatas pada :

a.    jasa boga (catering service);

b.    jasa layanan kebersihan (cleaning service);

c.    jasa penyedia tenaga kerja;

d.    jasa asuransi, perbankan dan keuangan;

e.    jasa layanan kesehatan, pendidikan, pengembangan sumber daya manusia, kependudukan;

f.     jasa penerangan, iklan/ reklame, film, pemotretan;

g.    jasa percetakan dan penjilidan;

h.   jasa pemeliharaan/perbaikan;

i.     jasa pembersihan, pengendalian hama (pest control) dan fumigasi;

j.     jasa pengepakan, pengangkutan, pengurusan dan penyampaian barang;

k.    jasa penjahitan/konveksi;

l.     jasa impor/ekspor;

m.  jasa penulisan dan penerjemahan;

n.   jasa penyewaan;

o.    jasa penyelaman;

p.    jasa akomodasi;

q.    jasa angkutan penumpang;

r.    jasa pelaksanaan transaksi instrumen keuangan;

s.    jasa penyelenggaraan acara (event organizer);

t.     jasa pengamanan;

u.   jasa layanan internet;

v.    jasa pos dan telekomunikasi;

w.   jasa pengelolaan aset

1.    Spesifikasi Teknis Untuk Pengadaan Jasa Lainnya meliputi:

Standar mutu yang dihasilkan, penggunaan bahan/material yang digunakan,pengalaman dalam mengerjakan pekerjaan yang sejenis/sesuai dengan yang akan dilaksanakan, standar pencapaian target yang ditetapkan dan lainnya yang terkait.

2.    HPS untuk Pengadaan Jasa Lainnya yang terdiri dari beberapa unsur/komponen biaya, meliputi:

1)    Komponen biaya untuk pengadaan jasa lainnya, meliputi:

a)  Biaya pengadaan bahan/material yang diperlukan, termasuk untuk peralatan bantu kerja;

b)  Biaya pengadaan tenaga/upah kerja termasuk untuk tenaga terampil yang diperlukan;

2)    Prestasi kerja/target pekerjaan yang harus dilaksanakan/ diselesaikan, dapat dihitung atas dasar sebagai berikut:

a)  Jumlah persatuan luas (m2) untuk ruangan kantor/ bangunan yang harus diselesaikan dalam sehari selama 1 (satu) tahun anggaran atau 12 (dua belas) bulan, dengan kriteria/persyaratan teknis yang ditetapkan. Pedoman umum perencanaan pengadaan barang/jasa pemerintah  Sebagai contoh: pekerjaan layanan pembersihan ruang kantor (cleaning service);

b)  Layanan untuk kebutuhan 1 (satu) orang per-hari, untuk sejumlah orang yang harus dipenuhi/dilayani, selama 1 (satu) tahun anggaran atau 12 (dua belas) bulan, dengan kriteria/persyaratan teknis yang ditetapkan. Sebagai contoh: pekerjaan layanan pengadaan makanan (jasa boga) untuk kebutuhan rumah sakit pemerintah.

3.    Rancangan Kontrak yang terdiri dari  beberapa unsur :

a.  Surat Perjanjian

·   Judul Kontrak

·   Nomer Kontrak

·   Tanggal kontrak

·   Para pihak dalam kontrak

b.  SSUK

·   Pemberian jaminan uang muka

·   Jaminan Pelaksanaan

·   Jaminan Pemeliharaan

·   Cara Cara Pembayaran

·   Harga

·   Perubahan Kontrak

·   Hak dan kewajiban para pihak

·   Hak dan kewajiban penyedia

·   Jadwal pelaksanaan

·   Pengawasan dan pemeriksaan

·   Sangsi keterlamabat pekerjaan

·   Pemutusan kontrak

·   Penyelesaian perselisihan

·   Waktu Pelaksanaan Pekerjaan

c.  SSKK

·   Ketentuan mengenai garansi

·   Ketentuan mengenai sertifikat keaslian (certificate of

   origin).

D.    PENYERAHAN DOKUMEN RENCANA PELAKSANAAN PENGADAAN

Dokumen rencana pelaksanaan  pengadaan  ( Dokumen RPP ) selanjutnya  diserahkan PPK setelah melalui penyusunan rencana pelaksanaan pengadaan.  dokumen RPP meliputi :

1.     Rencana Umum Pengadaan yang terdiri dari :

a)     Indentifikasi kebutuhan

b)     Rencana Penganggaran ( RAB )

c)     Kebijakan Umum

d)     Kerangka Acuan Kerja ( KAK )

e)     Pengumuman RUP

f)      Kajian Umum RUP,dan

g)     Penetapan RUP

2.  Dokumen RPP :

a)     Spesifikasi Teknis

b)     Harga Perkiraan Sendiri

c)     Rancangan Kontrak

 

Pokja ULP memeriksa kelengkapan Dokumen Rencana pelaksanaan pengadaan  meliputi :

1.     Kelengkapan dokumen Spesifikasi teknis meliputi :

·           Gambar/brosur ( bila dipersyaratkan )

·           Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan

·           Personil dan peralatan (pekerjaan kontruksi/barang/konsultan dan jasa lainnya.

2.     Kelengkapan dokumen Harga Perkiraan Sendiri meliputi :

·           Data yang dipakai dalam menyusun HPS

·           Perhitungan HPS

·           Masa berlaku HPS

·           Rencana Anggaran Biaya

3.     Kelengkapan Rancangan Kontrak meliputi ;

·           Rancangan Surat Perjanjian

·           SSUK

·           SSKK

Semua kelengkapan  dokumen RPP baik kelengkapan dokumen spesifikasi teknis, Harga perkiraan sendiri dan rancangan  kontrak dituangkan dalam lembaran ceklist isian data kelengkapan dokumen RPP                                                           ( contoh dalam gambar )

No	Uraian dokumen RPP	Hard Copy	Soft Copy	Keterangan
a.	Surat Penyerahan Rencana Pelaksanaan Pengadaan	˅		Lengkap
b.	DPA	˅		Lengkap
c.	SK PPK	˅		Lengkap
d.	HPS (beserta historynya)	˅	˅            (Excel)	Lengkap
e.	Daftar Kuantitas dan Harga	˅	˅            (Excel)	Lengkap
f.	Gambar (jika ada)	˅	˅            (PDF)	Lengkap
g.	Spesifikasi Teknis	˅	˅            (Word)	Lengkap
h.	History Spesifikasi Teknis	˅		Lengkap
i.	Rancangan Surat Perjanjian (kontrak) termasuk syarat –syarat umum dan syarat-syarat khusus kontrak	˅	˅            (Word)	Lengkap

Dokumen RPP harus disesuaikan dengan jenis paket pekerjaan yang akan di lelangkan. Dokumen rencana  pelaksanaan pengadaan yang tidak memenuhi kelengkapan dokumen, Pokja ULP membuat surat permohonan kelengkapan kepada PPK untuk dilengkapi.

Contoh dokumen RPP yang tidak lengkap

No	Uraian dokumen RPP	Hard Copy	Soft Copy	Keterangan
a.	Surat Penyerahan Rencana Pelaksanaan Pengadaan	˅		Lengkap
b.	DPA	˅		Lengkap
c.	SK PPK	˅		Lengkap
d.	HPS (beserta historynya)	˅	˅            (Excel)	Lengkap
e.	Daftar Kuantitas dan Harga	˅	˅            (Excel)	Lengkap
f.	Gambar (jika ada)	˅	˅            (PDF)	Lengkap
g.	Spesifikasi Teknis	˅	˅            (Word)	Tidak lengkap, mohon dilengkapi
h.	History Spesifikasi Teknis	˅		Lengkap
i.	Rancangan Surat Perjanjian (kontrak) termasuk syarat –syarat umum dan syarat-syarat khusus kontrak	˅	˅            (Word)	Lengkap

Dokumen rencana pelaksanaa Pengadaan yang telah dilengkapi oleh PPK, maka Pokja ULP selanjutnya melakukan Rapat kajian ulang  Pembahasan dokumen rencana  Pelaksanaan pengadaan bersama sama PPK