PERANAN POKJA ULP PADA KAJI ULANG RUP ,KAJI ULANG RPP DAN PEMBERIAN PENJELASAN TERKAIT PERUBAHAN DAN USULAN

Tulisan ini muncul karena ada beberapa pertanyaan dan tata cara pemahaman yang berbeda saat kapankah Pokja ULP dapat mengusulkan perubahan spesifikasi dan HPS sesuai pasal 17 ayat 3 Peraturan Presiden Nomer 54 Tahun 2010 dan perubahanya.  Ada sebagian yang berpendapat, bahwa Pokja ULP hanya mengusulkan perubahan HPS dan spefikasi pada saat pemberiaan penjelasan, yaitu pada saat Peserta memberikan pertanyaan dan pertanyaan tersebut merupakan pertanyaan yang benar dan harus dilakukan perubahan dokumen dan dituangkan dalam adendum dokumen, sesuai yang tercantum dalam Pasal 77 ayat 6 Peraturan Presiden Nomer 54 Tahun 2010 dan perubahanya.

Sebelumnya untuk lebih memberikan pemahaman yang lebih jelas ,  kita harus mengulas kembali tahapan tahapan sebelum dilakukannya persiapan  pemilihan penyedia barang dan jasa. 

Khusus tahapan persiapan pengadaan barang/jasa terdiri atas 7 tahapan utama yang terdiri atas:

1. Penyusunan RUP
2. Penyusunan dan Penetapan RKA
3. Pengumuman RUP
4. Pengkajian Ulang RUP
5. Penyusunan Rencana pelaksanaan Pengadaan
6. Pengkajian Ulang Rencana Pelaksanaan Pengadaan
7. Penyusunan Rencana Pemilihan Penyedia

Sebelum dilakukannya pelaksanaan pemilihan penyedia barang dan jasa, baik secara swakelola atau penyedia, maka tahapan awal Pokja melakukan beberapa pengkajian ulang sesuai 7 ( tujuh) tahapan diatas. Untuk itu mari kita mencoba mengulas tahapan demi tahapan .

KAJI ULANG RUP : Sesuai pasal 8 ayat 1 huruf a " PA memiliki tugas menetapkan Rencana Umum Pengadaan" dan huruf  b " PA mengumumkan Rencana Umum Pengadaan " Yang dinamakan Penetapan dan Pengumuman tentunya akan  berbicara awal yaitu dilakukannya penyusunan RUP ( angka 1 ). Apa saja yang menjadi bagian PA dalam penyusunan RUP tentunya diulas jelas Pada Perka 14 Tahun 2012 Juknis Pepres 70 Tahun 2012 diantaranya : 

1. Indentifikasi dan analis kebutuhan
2. Penyusunan dan Pentepan Rencana penganggaran
3. Penetapan kebijakan Umum
4. Penyusunan KAK

Setelah penyusunan RUP, maka PA mengumumkan RUP tersebut dan menyerahkannya kepada PPK ( Pejabat Pembuat Komitmen ). Pada saat inilah PPK kembali mengkaji ulang RUP tersebut bilamana menurut analis PPK harus dilakukan kajian ulang kembali RUP tersebut dengan mengundang Pokja bersama sama tim teknis PPK. Apa saja yang menjadi pengkajian ulang RUP tersebut, tentunya yang dikaji adalah hal hal yang berkaitan dengan awal PA melakukan penyusunan RUP, yaitu berapa contoh diantaranya:

1. Pada saat indentifikasi kebutuhan : PPK bersama Pokja mengkaji apakah dalam mengidentifikas kebutuhan sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna, kalau tidak maka Pokja dapat memberikan usulan ke PPK  , untuk menyampaikan ke PA, untuk merubah paket pekerjaan ( Pasal 11 ayat 2 huruf a )
2. Pada saat Penyusunan dan Penetapan Rencana Penganggaran : PPK bersama pokja mengkaji apakah anggaran yang disusun sudah sesuai dengan kebutuhan pekerjaan, kalau tidak maka Pokja dapat mengusulkan kepada PPK untuk menyampaikan ke PA agar melakukan revisi dokumen anggaran.
3. Pada saat penetapan kebijakan Umum : PPK bersama sama Pokja mengkaji apakah pemaketan pekerjaan sudah sesuai baik cara pengabungan pekerjaan atau pemecahan pekerjaan. Jika ada pemaketan pekerjaan yang tidak sesuai , maka Pokja dapat mengusulkan ke PPK untuk menyampaikan ke PA untuk merubah cara pemaketan pekerjaan.
4. Pada saat Penyusunan KAK : PPK bersama sama Pokja mengkaji apakah waktu pelaksanaan sudah sesuai dengan waktu yang dibutuhkan, atau apakah spesifikasi tidak menyebabkan persaiangan yang tidak sehat. Jika ada yang tidak sesuai baik waktu ataupun spesifikasi, maka Pokja mengusulkan ke PPK untuk menyampaikan perubahan waktu pelksanaan dan spesifikasi.

Berdasarkan hasil rapat kordinasi/kajian ulang pembahasan RUP diatas, maka bilamana PPK tidak sependapat dengan Pokja, maka perubahan tersebut disampaikan ke PA untuk ditetapkan kembali dan putusan PA adalah Final. Nah tahapan pertama sudah dilakukan Pokja dan bagaimana tahapan selanjtnya setelah adanya penetapan atas kajian ulang pembahasan RUP dari PA? maka PPK melakukan penyusunan RPP atas dasar kajian ulang RUP yang telah dapat putusan final/ditetapkan olehh PA.

KAJI ULANG RPP : Sesuai Pasal 11 ayat 1 huruf a " PPK menetapkan Rencana pelaksanaan pengadaan " , Seperti halnya penetapan RUP, maka sebelum ditetapkanya, maka PPK terlebih awal melakukan penyusunan RPP. Apa saja yang menjadi bagian penyusunan RPP? mari kita ulas diantaranya adalah :

1. Spesifikasi teknis
2. HPS
3. Rancangan Kontrak

PPK melakukan Penyusunan RPP berdasarkan dari hasil kajian rencana umum pengadaan. Pertanyaan awal adalah, mengapa PPK harus menyusun kembali speifikasi, HPS dan kontrak, padahal dalam RUP sudah jelas hal ini sudah dibahas? mari kita memahami apa itu RUP dan apa itu RPP. RUP adalah rencana umum pengadaan bukan rencana pelaksanaan pengadaan ( RPP ). Yang namanya rencana Umum pengadaan tentu bisa dikatakan masih bersifat rencana pengadaan /yang akan diadakan , dimana secara penyusunan masih bersifat umum ( mentahan ) atau hanya masih berbicara darimana anggaran didapatkan, bagaimana cara pemilihannya dan bagaimana spesifikasi yang diadakannya, atau nantinya bisa dilakukan perubahan paket pekerjaan atau perubahan anggaran bilama tidak sesuai dengan kebutuhan . Maka dari itu , bersumber dari RUP, maka PPK menyusun kembali spesifikasi, HPS dan rancangan kontrak secara spesifik sebelum dijadikan dasar untuk dokumen pemilihan penyedia barang dan jasa terhadap kebutuhan barang dan jasa yang dibutuhkan pengguna. pada saat penyusunan RPP, PPK setidaknya dituntut mampu memiliki dasar atau pengetahuan bagaimana cara merumuskan /menyusun HPS, spesifikasi dan rancangan kontrak, namun yang terjadi banyak sekali PPK melepas tugasnya/kewenangannya dan lebih percaya kepada orang lain/dalam kontruksi menggunakan output konsultan perencana dalam penyusunan HPS ataupun spesifikasi teknisnya.  Nah untuk bagaiamana cara menyusun HPS/Spek dan rancangan kontrak, akan saya tulis pada artikel selanjutnya termasuk SOP dan narasinya, karena tentu akan memakan waktu yang sangat banyak.
Kembali ke pembahasan, setelah RPP disusun oleh PKK, selanjutnya RPP tersebut diserahkan ke ULP dan Kepala ULP menyerahkan kembali kepada Pokja untuk diperiksa kelengkapannya. Pemeriksaan kelengkapan bertujuan memastikan, apakah ada dokumen RPP yang belom lengkap. Dalam hal dok RPP belum lengkap, maka Pokja meminta kelengkapan kembali kepada PPK.  setelah dok RPP lengkap , maka barulah Pokja mengundang PPK untuk melakukan kajian ulang pembahasan RPP. Tentunya yang dikaji adalah 3 hal yang menjadi dasar RPP, yaitu spesifikasi,HPS dan rancangan kontrak.

1. Spesifikasi teknis : Pokja memastikan apakah spek yang disusun tidak menyebabkan persaiangan tidak sehat, atau apakah spek yang disusun sudah sesuai dengan kebutuhan, semisal pengadaan barang ( komputer ) apakah spek komputer yang disusun sesuai dengan komputer yang dibutuhkan dan dapat diikuti banyak peserta. Jika speknya mengarah atau tidak sesuai dengan kebutuhan, maka Pokja mengusulkan ke PPK merubah spek tersebut. Atau memastikan dalam hal PPK meminta persyaratan surat dukungan, apakah wajib mempersyaratkan surat dukungan terhadap barang yang terlalu umum dipasaran. Jika tidak wajib, maka Pokja dapat mengusulkannya.
2. Harga perkiraan sendiri : Pokja memastikan apakah tanggal penetapan HPS sudah sesuai dengan yang diatur pasal 66 paling lama ditetapkan 28 hari kalender sebelom batas akhir  pemasukan penawaran, atau data data apa saja yang dipakai dasar PPK dalam penyusunan HPS. nah jika lebih dari 28 hari kalender maka Pokja mengusulkan ke PPK agar tanggal pentepan HPS di perbaharui lagi, dan untuk data hps sangat penting diminta, agar Pokja lebih mengetahui data harga mana yang dpakai PPK.
3. Rancangan Kontrak : Pokja memastikan apakah perlunya jaminan pelaksanaan, bagaimana pengaturan dendanya , bagaimana SSKK nya dan terkait klausul kontrak lainnya. Semisal dalam rancangan kontrak SSKK PPK tidak mencantumkan uang muka dalam pekerjaan kontruksi, maka Pokja dapat mengusulkan pemberian uang muka pada pemenang. 

diatas adalah beberapa contoh pengkajian RPP yang nantinya dapat di tambahkan sesuai pekerjaan yang akan dikerjakan. Seperti halnya pada saat pengkajian RUP, maka dalam hal PPK menolak/tidak terjadi kesepakatan pendapat, maka Pokja ULP membuat surat permohonan keputusan RPP kepada PA untuk mendapatkan putusan final dan selanjutnya setelah mendapatkan putusan final PA, maka PPK sesuai pasal 11 ayat 1 menetapkan rencana pelaksanaan pengadaan dan diserahkan ke Pokja untuk selanjutnya melakukan pemilihan penyedia.

PENJELASAN PEKERJAAN : Sesuai pasal 17 ayat 2 huruf b " Pokja menetapkan Dokumen pengadaan " dalam hal menetapkan dokumen pengadaan maka segala yang sudah ditetapkan dalam kajian ulang RPP, baik spesifikasi,HPS dan Rancangan kontrak wajib ternuat dalam dokumen pengadaan. Yang namanya dokumen pengadaan dimana dari awal sudah dikaji persyaratanya, bisa saja tidak dimengerti oleh peserta,atau akan terjadi perubahan spek dan harga tergantung kondisi saat pelelangan/pengadaan.  Maka dari itu sesuai pasal 77 ayat 1 " Pokja memperjelas dokumen pengadaan "  Yang namanya penjelasan, bukan berbicara menunggu pertanyaan dari peserta baru dijawab, namun subsantasinya adalah, Pokja memberikan penjelasan penjelasan terkait hal hal yang subsantasi dalam dokumen pengadaan. hal hal apa saja yang menggugurkan dan hal hal apa saja yang menajdi evaluasi penawaran.  Bilamana pada saat penjelasan terdapat pertanyaan peserta terkait pekerjaan ( contoh pengadaan barang ) , peserta menyatakan bahwa barang yang di minta sudah tidak lagi ada dipasaran/di produksi lagi atau dengan kondisi lain, adanya peningkatan harga karena mata uang dollar naik, maka Pokja ULP tidak dapat memutuskannya sendiri. Kewenangan Pokja hanya mengusulkan perubahan ( Pasal 17 ayat 3 ) terkait Spek barang yang sudah tidak diproduksi lagi/ Perubahan HPS terkait adanya perubahan mata uang dollar. terhadap usulan tadi makan sesuai pasal 77 ayat 6 " segala perubahan dokumen, baik kontrak, spek dan HPS maka harus mendapat persetujuan PPK sebelum dilakukan adendum dokumen pengadaan. 

Dan bilamana PPK juga tidak spendapat dengan usulan perubahan penjelasan, maka Pokja meminta keputusan PA, karena keptusan PA adalah final.

Nah dari ulasan diatas, semoga lebih dapat memperjelas apa apa saja yang menjadi peranan Pokja bai dalam melakukan kajian ulang dan penjelasan lelang. Selebihnya mohon dikoreksi dan ditambahkan.

" I Made Heriyana "

1.